Datenschutzerklärung

„E-Mails sind wie Postkarten: Jeder, der an ihrer Zustellung beteiligt ist, kann sie lesen. Deshalb ist es auch nicht erst seit dem PRISM-Skandal sinnvoll, seine E-Mails zu verschlüsseln. Das Ausspähen der digitalen Post geschieht zum Teil automatisch (etwa durch Viren- und Spamfilter), zum Teil manuell (durch neugierige Admins) und zum Teil sehr weitreichend – etwa durch Abhör-Programme wie Tempora, die den Internet-Verkehr direkt anzapfen.“ http://t3n.de

Wir arbeiten mit Ihren Daten, und die sind vertraulich. Daher verwenden wir in allen sicherheitskritischen Bereichen nach Möglichkeit Software, die „Open-Source“ entwickelt wird. Der Hintergrund ist einfach: während kommerzielle Kommunikations-, Server- und Cloudsoftware häufig über Hintertüren verfügen muss, über die staatliche Sicherheitsstellen im gesetzlichen Rahmen Zugriff auf Rechner und deren Inhalte erlangen können, ist dies bei Open-Source-Software nicht möglich. Da der Quellcode der Software frei verfügbar ist und im Schwarm ständig weiter entwickelt wird, ist die Implementierung von Code, der unbemerkt Hintertüren öffnet, unmöglich. Um Ihre Daten bereits bei der Übergabe an uns vor unbefugtem Zugriff zu sichern, bieten wir Ihnen mehrere Möglichkeiten des Transfers an: Per E-Mail können Sie mit uns vollständig verschlüsselt kommunizieren. Wir nutzen dafür die asymetrische Verschlüsselung des Programms „Pretty Good Privacy“ (PGP), dessen Schlüsselpaare sich einfach z.B. über das Add-in „Enigmail“ in das Mailprogramm „Thunderbird“ integrieren lassen. Auch für Outlook sind PGP-Add-ins verfügbar, ebenso für das iPhone oder Android-Smartphones. Unseren öffentlichen Schlüssel zum Import in Ihr Programm mailen wir Ihnen gerne zu. Sie finden ihn auch als hier als Textversion. Größere Datenmengen können Sie uns entweder spontan mithilfe Ihres Firefox-Browser und dessen verschlüsselter „Send“-Funktion übermitteln, oder wir richten für Sie ein gesichertes Upload-Verzeichnis in unserem ForsPool ein  – Drag’n Drop oder per SFTP. Der ForsPool basiert auf der Cloud-Software „Pydio“, ebenfalls Open-Source. Der Zugriff über Ihren Browser ist SSL-verschlüsselt (erkennbar am „s“ hinter dem „http“) und mit individuellen Passwörteren und Sicherheitsabfragen (Captcha) gesichert. Die Daten werden von unseren lokalen Servern per SFTP verschlüsselt auf den Web-Server übertragen. Unser Web-Server wird von der „Domain Factory“ gehostet und befindet sich in Frankreich und damit innerhalb der EU. Gegenüber anderen Serverstandorten, wie zum Beispiel den USA, sind hier die staatlichen Auskunfts- und Zugriffsmöglichkeiten stark eingeschränkt. Und außerdem liegen Ihre Daten dann noch einmal sicher verpackt im ForsPool.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, was mit personenbezogenen Daten („Daten”) passiert, die wir von Ihnen erheben oder die Sie uns online beim Besuch unserer Websites („Site“) angeben.
1.         Wer wir sind
Im Sinne der Datenschutzvorschriften ist der für die Datenverarbeitung zuständige Verantwortliche die
  • Forspol GmbH | Poststraße 2 | 79098 Freiburg im Breisgau
(in der Folge „Forspol“). Sie ist eine deutsche Gesellschaft mit beschränkter Haftung, deren Haupttätigkeit die technische Bewertung von Immobilien und das baubegleitende Monitoring ist. Verweise auf „wir“, „unser(e)“ oder „uns“ in dieser Datenschutzerklärung beziehen sich auf die Forspol GmbH.
2.          Einleitung und grundsätzliche Information
Im Rahmen unserer Projekte erhalten wir über unsere Auftraggeber und deren Dienstleister Informationen, die personenbezogene Daten enthalten können, z.B. Mieterlisten und Kontaktinformationen weiterer Projektbeteiligter. Soweit für uns erkennbar ist, dass ohne Zustimmung der Betroffenen personenbezogene und weiterverarbeitbare Daten an uns übergeben werden sollen (z.B. nicht anonymisierte Mieterlisten), weisen wir diese zurück: wir erachten den Datenschutz als von grundlegender Bedeutung. Diese Datenschutzerklärung legt unsere Richtlinien und Verfahren in Bezug auf personenbezogene Daten dar, die wir verarbeiten. Diese Datenschutzerklärung zeigt auch auf, wie Sie uns bezüglich irgendwelcher Fragen oder Bedenken erreichen können. Bitte beachten Sie, dass wir davon ausgehen, dass Sie, wenn Sie uns Informationen zur Verfügung stellen oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, diese Datenschutzerklärung gelesen haben und ihr zustimmen.
3.          Welche Informationen erheben wir?
3.1           Projekte
Wenn wir im Verlaufe von Projekten Kontaktinformationen von Kunden, Auftraggebern, Dienstleistern, Lieferanten etc. erhalten, dann speichern wir diese zur Ausübung unserer Geschäftstätigkeit notwendigen Informationen in unserem Adressverzeichnis ab.  Dies sind z.B. E-Mail-Adresse, geschäftliche Festnetznummer, FAX-Nummer, Handynummer und Geschäftsanschrift.
3.2          E-Mails
Im Rahmen der üblichen Bürotätigkeit speichern wir auch den E-Mailverkehr mit Ihnen. Die Speicherung erfolgt in unserem E-Mailprogramm und die E-Mails werden regelmäßig archiviert oder – soweit dies nicht erforderlich ist – gelöscht.
3.3          Websites
Wenn Sie unsere Website „forspol.de“ besuchen, erfassen wir außer der IP-Adresse des Gerätes, von dem aus Sie unsere Website ansurfen, keine personenbezogenen Daten. Wir haben allerdings verschiedene Analysetools im Einsatz, die dazu dienen den Traffic auf unserer Website zu bestimmen. Ein Rückschluss auf Ihre Person ist uns oder Dritten nicht möglich. Unsere Website „forspool.forspol.de“ ist ein web-basiertes Kundenverzeichnis. Hierfür stellt Forspol den registrierten Nutzern individualisierte Zugangsdaten bereit. Alle Logins auf diese Plattform werden innerhalb des Systems protokolliert und sind über die Zugangsinformationen den einzelnen Nutzern zuordbar. Die personenbezogenen Informationen, die innerhalb der Plattform gespeichert werden, sind der Benutzername, das Zugangspasswort, der Vor- und Nachname, die Organisation, der die Person angehört, sowie die E-Mail- und die IP-Adresse des Rechners, von dem sich eingeloggt wurde. Weitere personenbezogene Daten werden dort nicht gespeichert.
Cookies
Cookies sind Informationen, die direkt auf dem von Ihnen genutzten Computer gespeichert werden. Cookies ermöglichen es uns, Informationen wie Browsertyp, auf unserer Website verbrachte Zeit, besuchte Seiten, bevorzugte Sprachen und sonstige Daten über den Webverkehr zu sammeln. Gemeinsam mit unseren Dienstleistern nutzen wir diese Informationen zu Sicherheitszwecken, um die Online-Navigation zu erleichtern, zur effektiveren Anzeige von Informationen, zur individuellen Anpassung Ihrer Erfahrungen bei der Nutzung unserer Website und um die Benutzeraktivität auf andere Weise zu analysieren. Wir können Ihren Computer erkennen, um Ihre Nutzung unserer Website zu unterstützen. Wir sammeln auch statistische Daten über die Nutzung unserer Website, um deren Design und Funktionalität fortwährend zu verbessern, um zu verstehen, wie sie genutzt wird und um uns bei der Beantwortung von Fragen zu unterstützen. Wenn Sie bei der Nutzung Ihres Kundenprofils auf einer unserer Websites auf eine Datenerhebung mittels Cookies verzichten möchten, sehen die meisten Browser eine einfache Möglichkeit vor, mit der Sie Cookies automatisch ablehnen können oder die Ihnen die Wahl bietet, die Übertragung eines bestimmten oder mehrerer Cookies von einer bestimmten Website auf Ihren Computer abzulehnen oder zu akzeptieren. Näheres finden Sie auf www.allaboutcookies.org.
Analysetools
Wir nutzen von Dritten erbrachte Dienste für die Website- und Anwendungsanalyse, bei denen zur Sammlung von Informationen über die Nutzung von Websites oder Anwendungen und der Meldung von Trends Cookies und ähnliche Technologien verwendet werden, ohne einzelne Besucher zu identifizieren. Diese Dritte, die solche Dienste für uns erbringen, können außerdem Informationen über Ihre Nutzung von Websites Dritter erheben. Wir verwenden weder auf „forspol.de“ noch auf „forspool.forspol.de“ Google Analytics.
Google Maps
Diese Seite nutzt über einen Link den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/.
4.          Wie nutzen wir Ihre Daten?
Wir nutzen Ihre Daten ausschließlich zur geschäftlichen Kommunikation, nicht zur Verbreitung von Werbung oder ähnlichem. In Projekten erhobene Kontaktdaten löschen wir nicht automatisch nach der Beendigung des Projekts, sondern speichern diese zur späteren Kontaktaufnahme weiterhin ab. Die beim Zugang und dem Aufenthalt auf unsere Website „forspool.forspol.de“ gespeicherten Daten benötigen wir aus Sicherheitsgründen: wir prüfen anhand dieser Daten stichprobenartig die Logins und Bewegungen auf Auffälligkeiten, die auf einen Hack schließen lassen würden.
5.          Rechtliche Grundlagen
Ihre Daten werden von uns aus einem oder mehreren der folgenden rechtlichen Grundlagen verarbeitet. Nicht jeder davon muss auf Sie persönlich zutreffen.
  • Weil es zur Anbahnung, zum Abschluss, zur Verwaltung und zur Abwicklung einer Beauftragung mit Ihnen oder Ihrer Organisation, sohin zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses oder auch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
  • Aufgrund Ihrer Einwilligung (bitte beachten Sie die jederzeitige Widerrufbarkeit, mehr dazu weiter unten).
  • Weil es zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen, denen wir ggf. unterliegen, erforderlich ist.
  • Weil es zur Verwirklichung unseres berechtigten Interesses im Zusammenhang mit Verwaltung, dem Betrieb und der Optimierung der Website erforderlich ist.
  • Weil es zur Verwirklichung unseres berechtigten Interesses im Zusammenhang mit der Qualitätskontrolle und Geschäftsplanung erforderlich ist.
  • Weil wir es zur Durchsetzung unserer rechtlichen Ansprüche (Inkasso, etc.) benötigen.
6.          Mit wem teilen wir Ihre Informationen?
Sollten sich aus unserem Auftragsverhältnis z.B. architektonische Aufgaben ergeben, die wir aufgrund unseres Firmenprofils nicht innerhalb der Forspol anbieten, dann ist es möglich, dass wir Ihre Informationen an die
  • Lang & Ortmann Planungsgesellschaft mbH & Co. KG | Gubitzstr. 49 | 10409 Berlin
weiterleiten. Die Forspol GmbH ist an der Lang & Ortmann Planungsgesellschaft mbH & Co. KG beteiligt. Soweit die Planungsgesellschaft hier als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 Abs. 3 DSGVO für uns tätig wird, wurde vorher eine entsprechende Vereinbarung geschlossen. Wir arbeiten mit der Erstellung technischer Bewertungen häufig Wertgutachtern zu.  Die Verarbeitung der Daten unsererseits erfolgt ausschließlich in anonymisierter Form und berührt Ihre Rechte daher nicht. Um unsere Verwaltung und Vertragserfüllung effizient abwickeln zu können, müssen wir zu gegebenem Zeitpunkt Daten unserer Kunden auch an externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter) weitergeben, welche die Datenverarbeitung nach unseren Vorgaben und Weisungen für uns durchführen oder zur Auftragsabwicklung benötigen. Das sind in erster Linie unsere IT-Betreuer, unsere Wirtschaftsprüfer und Steuerberater sowie unsere Rechtsanwälte. Abgesehen von diesen Fällen, geben wir Daten unserer Kunden grundsätzlich nicht an Dritte weiter, es sei denn,
  • um eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen, beispielsweise wenn wir gutgläubig der Ansicht sind, dass dies rechtlich vorgeschrieben ist;
  • in Beantwortung einer rechtmäßigen Anfrage von staatlichen Behörden, die eine Ermittlung durchführen; um unsere Richtlinien und Verfahren zu überprüfen oder durchzusetzen;
  • um auf einen Notfall zu reagieren: um eine Handlung zu verhindern oder zu unterbinden, von der wir der Ansicht sind, dass sie möglicherweise oder tatsächlich rechtswidrig, unethisch oder rechtlich angreifbar ist;
  • um unsere Rechte, Eigentum oder die Sicherheit unserer Dienstleistungen, Dritter, von Besuchern, die unsere Dienstleistungen abrufen oder der Öffentlichkeit zu schützen, was wir ausschließlich nach unserem eigenen Ermessen bestimmen.
7.          Ihre Rechte
Wie oben bereits ausgeführt legen wir Wert auf einen ordentlichen, transparenten und vor allem vertraulichen Umgang mit Ihren Daten. Nachstehend wollen wir Sie daher auch über Ihre Rechte informieren:
7.1           Auskunft oder Richtigstellung
Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten und/ oder gespeichert haben und dass diese gegebenenfalls korrigiert werden. Wir werden alle Ihre Anfragen gemäß unserer gesetzlichen Pflichten beantworten. Damit solche Anfragen verarbeitet werden können, benötigen wir unter Umständen zusätzliche Informationen von Ihnen, wie zum Beispiel eine Ausweiskopie. Berechtigen Auskunfts- und/oder Berichtigungsbegehren werden wir innerhalb der gesetzlichen Frist von höchstens einem Monat nachkommen.
7.2          Recht auf Löschung
Sie haben auch ein Recht darauf, dass Ihre Daten gelöscht werden, wenn
  • die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind;
  • Sie Ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung widerrufen oder Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (soweit keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht);
  • Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
  • die Löschung Ihrer Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist;
  • oder wenn die Daten bei einem Kind (sohin einer Person unter 16 Jahren) im Zusammenhang mit Diensten der Informationsgesellschaft ermittelt wurden.
Löschungsersuchen können Sie über unsere unten angeführten Kontaktdaten stellen. Berechtigten Löschungsersuchen werden wir innerhalb der gesetzlichen Frist von höchstens einem Monat nachkommen.
7.3          Recht auf Einschränkung
Sie haben das Recht die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Einschränkungsersuchen können Sie über unsere untenstehenden Kontaktdaten stellen. Berechtigen Ersuchen entsprechen wir innerhalb der gesetzlichen Frist.
7.4          Widerspruch gegen die Verarbeitung
Sie haben das Recht jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aus öffentlichem Interesse oder zur Wahrung wichtiger Interessen unsererseits erfolgt, Widerspruch zu erheben. Selbiges gilt für den Fall, dass personenbezogene Daten verarbeitet werden, um Direktwerbung oder Profiling zu betreiben. Ihre Daten werden dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet werden und gelöscht. Widerspruch können Sie jederzeit über unsere untenstehenden Kontaktdaten erheben.
7.5          Widerrufsrecht
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies negative Auswirkungen auf Sie hätte. Ihr Widerrufsrecht können Sie über unsere untenstehenden Kontaktdaten ausüben.
7.6          Beschwerdemöglichkeit
Wenn Sie meinen, Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen festgestellt zu haben, regen wir an, dass Sie uns in erster Linie kontaktieren, damit wir das überprüfen und gegebenenfalls Abhilfe schaffen können.  Sie haben aber auch das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu erheben.
8.          Sicherheit
Wir sind bestrebt, für angemessene organisatorische, technische und verwaltungstechnische Sicherheitsmaßnahmen zu sorgen, um Informationen innerhalb unserer Organisation zu schützen. Leider kann die Sicherheit einer Datenübertragung oder eines Speichersystems niemals zu 100% garantiert werden. Wenn Sie Grund zu der Annahme haben, dass Ihre Interaktion mit uns nicht mehr sicher ist, dann informieren Sie uns bitte umgehend über das Problem. Je schneller Sie uns Bescheid geben, umso kleiner können wir einen möglichen Schaden halten.
9.          Aufbewahrungs- bzw. Löschungsfristen
Wir bewahren Daten, die wir von Ihnen erhalten haben, so lange auf wie es erforderlich ist, um die in dieser Datenschutzerklärung dargestellten Zwecke zu erfüllen, es sei denn eine längere Aufbewahrungsfrist ist rechtlich zulässig oder vorgeschrieben.
10.          Links
Diese Datenschutzrichtlinie bezieht sich nicht auf den Datenschutz, Informationen oder sonstige Praktiken von Dritten, und wir sind für diese nicht verantwortlich. Dazu zählen auch Dritte, die Seiten oder Dienstleistungen betreiben, auf welche die Dienstleistungen verlinkt sind. Die Aufnahme eines Links in unsere Website bedeutet keine Unterstützung der verlinkten Seite oder Leistung unsererseits oder seitens unserer verbundenen Unternehmen, und sie ist auch kein Hinweis auf eine Zugehörigkeit zu diesem Dritten. Bitte beachten Sie, dass wir nicht für die Erfassungs-, Nutzungs- oder Offenlegungsrichtlinien und -praktiken (einschließlich Datenschutzpraktiken) anderer Organisationen, wie die App-Entwickler, App-Anbieter, Anbieter von Plattformen für soziale Medien, Betriebssystemanbieter oder WLAN-Anbieter verantwortlich sind. Ebenso sind wir nicht für Informationen verantwortlich, die Sie gegenüber anderen Organisationen über oder in Verbindung mit unseren Software-Anwendungen oder Seiten in den sozialen Medien offenlegen.
11.         Aktualisierungen dieser Richtlinie
Wir können diese Datenschutzerklärung ändern. Wie verweisen dazu auf die „Zuletzt aktualisiert am“-Legende am Seitenende. Alle Änderungen dieser Datenschutzerklärung werden, sobald wir die überarbeitete Datenschutzerklärung über die Dienstleistungen veröffentlichen, wirksam. Indem Sie uns Informationen nach diesen Änderungen zur Verfügung stellen, nehmen Sie die überarbeitete Datenschutzerklärung an.
12.         Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme
Wir freuen uns auf Ihre Fragen, Kommentare oder Anfragen in Bezug auf diese Datenschutzerklärung. Sie können sich mit uns mithilfe der folgenden Kontaktdaten in Verbindung setzen.

zuletzt aktualisiert am 4. April 2019